Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Ze geldt voor onze website nieuwediep.com en voor alle digitale hulpmiddelen die wij gebruiken: de nieuwsbrief en e‑mails, de activiteitenagenda met aanmeldingen, onze WhatsApp‑community, het centrale beheerportaal (beheer.nieuwediep.com) en de onderdelen daarvan zoals de klaverjascompetitie, de bardiensten en het organogram.
Als je je aanmeldt voor iets, een formulier verstuurt of lid wordt van onze WhatsApp‑community, ga je akkoord met de verwerking van je gegevens zoals hieronder beschreven.
Verwerkingsverantwoordelijke voor je gegevens is:
Voor alle vragen over je privacy of deze verklaring kun je terecht op het e‑mailadres hierboven.
We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor je ze geeft. Hieronder per onderdeel.
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Technische gegevens die je browser meestuurt (bv. IP‑adres, type apparaat), en gegevens die onze hostingpartij vastlegt voor de werking en beveiliging van de site. | De website tonen, veilig en werkend houden, en misbruik tegengaan. | Gerechtvaardigd belang (een werkende, veilige website). |
Op de website zijn onderdelen van onze eigen hulpmiddelen ingesloten (agenda, nieuws, aanmeldformulier, organogram, klaverjasuitslagen). Daarbij worden geen volg‑ of advertentiecookies van derden geplaatst.
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| E‑mailadres en (optioneel) naam, telefoonnummer, adres, postcode en gegevens over je huishouden (bv. aantal volwassenen en kinderen/leeftijden) als je die zelf opgeeft. Ook of je berichten ook via WhatsApp wilt, en het moment en IP‑adres waarop je je aanmelding bevestigt. | Je nieuws, uitnodigingen en mededelingen sturen die bij jouw gekozen onderwerpen passen, en bevestigen dat jij je echt hebt aangemeld. | Toestemming (die je op elk moment kunt intrekken). |
We gebruiken een dubbele bevestiging ("double opt‑in"): na aanmelden krijg je een e‑mail waarin je je aanmelding moet bevestigen. In elke e‑mail staat een afmeldlink; afmelden of je voorkeuren aanpassen kan altijd.
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| De gegevens die je bij een aanmelding invult. Afhankelijk van de activiteit kan dat zijn: naam, e‑mailadres, telefoonnummer, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, aantal personen, een opmerking en eventuele extra vragen bij die activiteit. | Je aanmelding verwerken, je een bevestiging en herinneringen sturen, en de activiteit organiseren (bv. een deelnemerslijst). | Uitvoering van je aanmelding, en toestemming voor herinneringen. |
Je contactgegevens worden onthouden zodat je bij een volgende aanmelding niet alles opnieuw hoeft in te vullen. Herinneringen krijg je per e‑mail en, als dat is gekoppeld, via WhatsApp; bij het aanmelden kun je herinneringen uitzetten. Moet er voor een activiteit betaald worden, dan verloopt dat via een betaallink van een externe betaaldienst (zie onder "Delen met anderen"); wij ontvangen je betaalgegevens niet.
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Je telefoonnummer, je WhatsApp‑naam en de inhoud van berichten die je in onze groepen of naar ons botnummer stuurt. Voor de ordehandhaving in groepen houden we bij welke berichten zijn verwijderd en waarom. | De community beheren, berichten en mededelingen versturen, vragen beantwoorden, en bij activiteiten en bardiensten je reactie verwerken. | Gerechtvaardigd belang (een goed lopende community) en, waar van toepassing, je deelname/toestemming. |
We gebruiken hiervoor WhatsApp. Daarbij worden je gegevens ook door WhatsApp/Meta verwerkt, onder hun eigen voorwaarden en privacybeleid; zie het privacybeleid van WhatsApp. Wil je niet dat we je via WhatsApp benaderen, laat dat dan weten of verlaat de groep.
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Van beheerders en medewerkers: naam, e‑mailadres, (optioneel) telefoonnummer, een versleuteld wachtwoord en toegewezen rechten. Van contactpersonen en vrijwilligers: naam, telefoonnummer, e‑mailadres en eventueel een notitie. Bij een toegangsaanvraag: naam, e‑mailadres, telefoonnummer en wat je wilt doen. We houden een logboek bij van beheeracties, met tijdstip en IP‑adres. | De vereniging en het buurthuis besturen, taken verdelen, inloggen mogelijk maken, en kunnen nagaan wie welke actie heeft gedaan (veiligheid en verantwoording). | Uitvoering van de (vrijwilligers)afspraak en gerechtvaardigd belang (beveiliging en beheer). |
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam (en een eventueel door jou gekozen weergavenaam), optioneel telefoonnummer, en je scores en uitslagen per avond en per seizoen. | De competitie organiseren en de uitslagen en het klassement tonen, ook openbaar op de website. | Gerechtvaardigd belang (het organiseren en publiceren van de competitie). Wil je niet met (volledige) naam in de uitslag, geef dan een weergavenaam door of laat het ons weten. |
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Als vrijwilliger: naam en telefoonnummer. We koppelen je reactie in de WhatsApp‑groep aan je inplanning en sturen je een bevestiging en herinnering. | Bardiensten inplannen en afstemmen. | Gerechtvaardigd belang (het rooster rond krijgen) en je deelname. |
Op de website kunnen we een organogram tonen met de namen en functies van bestuursleden en vrijwilligers. E‑mailadres of telefoonnummer verschijnen daarin alleen als dat per persoon uitdrukkelijk is aangezet. Wil je niet in het organogram staan, dan halen we je eruit.
Vrijwel altijd van jou zelf: doordat je je aanmeldt, een formulier invult, een bericht stuurt of lid wordt van een groep. Soms voegt een beheerder je toe als contactpersoon of vrijwilliger omdat je daarmee hebt ingestemd.
We verkopen je gegevens nooit en delen ze niet met anderen voor reclame. We schakelen wel dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken ("verwerkers"), met wie we de wettelijk vereiste afspraken maken:
Verder delen we gegevens alleen als we daartoe wettelijk verplicht zijn.
De server waarop onze hulpmiddelen draaien staat in een datacenter van Hostinger in Frankfurt (Duitsland), dus binnen de EU. Voor WhatsApp kunnen je gegevens door WhatsApp/Meta ook buiten de EU worden verwerkt; Meta treft daarvoor de wettelijk vereiste waarborgen. Gebruik je liever geen WhatsApp, dan kun je in plaats daarvan e‑mail gebruiken.
Daarna verwijderen of anonimiseren we de gegevens, tenzij we ze wettelijk langer moeten bewaren.
We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen: versleutelde verbindingen (https), versleutelde opslag van wachtwoorden, toegang alleen voor bevoegde beheerders met eigen inloggegevens en afgebakende rechten, en logboeken om misbruik te herkennen. Zie je toch iets dat niet in orde lijkt? Laat het ons weten.
De website nieuwediep.com gebruikt cookies. Noodzakelijke cookies zorgen dat de website werkt. Andere cookies (bijvoorbeeld voor statistieken) plaatsen we alleen als je daarvoor toestemming geeft via de cookiebanner die je bij je eerste bezoek ziet. Die keuze kun je altijd wijzigen of intrekken via de cookie‑instellingen op de website, of door de cookies in je browser te verwijderen.
Onze beheer‑ en aanmeldpagina's (zoals de agenda, het aanmeldformulier voor de nieuwsbrief en het beheerportaal) gebruiken alleen strikt noodzakelijke technieken: een inlog‑/sessiecookie voor beheerders en wat lokale opslag in je browser om een formulier of voorkeur te onthouden. Dit zijn geen volg‑ of advertentiecookies; daarvoor is geen toestemming nodig.
Je hebt het recht om:
Een verzoek kun je sturen naar het e‑mailadres onder punt 1. We reageren binnen de wettelijke termijn. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.
Sommige activiteiten zijn voor kinderen. Gegevens over minderjarigen verwerken we alleen met toestemming van een ouder of verzorger, en niet meer dan nodig is voor de activiteit.
Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we iets veranderen aan onze werkwijze. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.